Como cadastrar as respostas padrões

O sistema conta com diversas ferramentas que facilitam o atendimento ao cliente, e uma das funcionalidades são as respostas padrões.

Com as respostas padrões é possível padronizar as mensagens (respostas) aos clientes, além de facilitar na hora de responder o seu cliente. 

Como cadastrar as respostas padrões

Para cadastrar as repostas padrões, após logar no sistema, acesse o módulo Ajustes em seguida lcique no item Respostas Padrões, conforme a imagem abaixo:

Em seguida, na lista de registros, clique no botão adicionar ( + ), localizado no canto superior direito da tela:

O formulário para cadastro da resposta padrão será exibido na tela. Os campos do formulário de cadastro são:

  • Nome: Informe o nome da resposta padrão;
  • Resumo: Informe um resumo que ajude a identificar a resposta padrão;
  • Descrição: É no campo descrição que a resposta padrão será configurada;
  • Setor: Se preechido o campo setor, a resposta padrão será exibida apenas para o setor configurado. Deixe o campo em branco, para repostas padrões utilizadas em todos os setores da empresa;
  • Variáveis: Lista com as variavéis disponíveis, que poderão ser configuradas na resposta. As variáveis são substituídas por dados dos chamados.

Configurando variáveis na resposta

O sistema permite configurar algumas variáveis na resposta padrão, que são:

  • ID: A variável será substituída pelo número de identificação (ID) do chamado ;
  • NOME: A variável será substituída pelo assunto do chamado;
  • ID_CLIENTE: A variável será substituída pelo nome do cliente relacionado ao chamado;
  • ID_USUARIO: A variável será substituída pelo nome do usuário que está relacionado com o chamado;
  • CREATED_ID: A variável será substituída pela data que o chamado foi criado no sistema;
  • DATA_ULTIMA_RESPOSTA: A variável será substituída pela data da última mensagem do chamado.

Ao utilizar as variáveis na resposta, o sistema irá substituir pela informação do chamado. Por exemplo, a mensagem: 

O chamado de número {ID} com o assunto {NOME}, aberto pelo cliente {ID_CLIENTE}, criado em {CREATED_AT}, foi respondido em: {DATA_ULTIMA_RESPOSTA}, utilizando todas as variáveis disponíveis para teste.

Na resposta do chamado ficará:

Configurações

Em seguida, você poderá escolher o setor que a resposta pertence. Este campo não é obrigatório.

Caso você selecione o setor, a resposta será exibida como sugestão de resposta apenas para os agentes que fazem parte do setor selecionado.

Para finalizar, você poderá salvar a resposta como privada, marcando a opção Privado, conforme a imagem abaixo:

Ao marcar a opção Privado, a resposta será exibida como sugestão de resposta somente para o seu usuário.

Em seguida, clique em Salvar para finalizar o cadastro da resposta padrão.

Como usar as respostas padrões

As respostas padrões serão utilizadas para responder os chamados do módulo Chamados.

Para utilizar as resposta padrões, na página de respostas dos chamados, ao clicar no ícone, conforme apresentado na imagem abaixo, o sistema exibe as repostas padrões cadastradas no sistema:

Selecione a resposta padrão deseja e ela será inserida no campo de resposta do chamado e você poderá editá-la, se necessário, antes de enviar ao cliente.

Se ficou alguma dúvida sobre como cadastrar as respostas adrões no Fluxki, por favor abra um chamado :)

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