Cadastrando projetos e tarefas no Fluxki

Com o Fluxki você poderá acompanhar os projetos da sua empresa e gerenciar as tarefas da sua equipe. O Fluxki possui níveis de acesso aos projetos, desta forma, somente os usuários relacionados poderão colaborar com as tarefas e você poderá acompanhar o progresso de cada um.

Além disso, você poderá organizar os projetos em áreas de trabalho e acompanhar o andamento das tarefas através da visualização Kanban (quadro).

Neste artigo, vamos aprender como cadastrar novos projetos no Fluxki e relacionar usuários aos projetos e tarefas.

Como adicionar novos projetos

Existem duas maneiras de adicionar projetos ao Fluxki. A primeiro é através do módulo de projetos e a segunda é criar o projeto a partir de um chamado.

Como adicionar projetos no módulo Projetos

Após fazer o login no Fluxki, no menu principal clique em Projetos, para acessar o módulo:

Na página inicial do módulo, que é configurável (veja nas dicas como configurar), clique no botão +.

O botão adicionar sempre estará localizado no canto superior direito da tela, conforme a imagem abaixo:

Após clicar no botão adicionar, o sistema irá exibir a opção para selecionar o modelo de projeto.

Você poderá escolher entre:

  • Novo: O sistema irá exibir o formulário em branco para cadastro do projeto;
  • Novo modelo: O sistema irá exibir o formulário para cadastro de um novo modelo de projeto;
  • Ou escolher um modelo: Modelos de projetos já cadastrados no sistema;

Após escolher a opção desejada (novo, novo modelo ou modelo), o formulário de cadastro do projeto será exibido na tela.

Observação: Caso você escolha um modelo de projeto, alguns campos do formulário já estarão preenchidos, conforme o modelo escolhido.

O formulário de cadastro do projeto é composto pelos seguintes grupos de informações:

  • Geral: Informações gerais do projeto, como dificuldade, setor, data de entrega, nome e descrição;
  • Cronograma: Data de início e entrega do projeto;
  • Etapas: As etapas do projeto;
  • Tarefas: As tarefas que serão executadas para a conclusão do projeto;
  • Solicitação: Dados de quem solicitou o projeto, pode ser relacionado a um chamado, cliente, ou usuário. Essa informação é importante para gerar os relatórios;
  • Organização: Nesse grupo você pode relacionar o projeto a uma área de trabalho ou informar a prioridade, momento, esforço e impacto do projeto;
  • Orçamento: Informe os dados do orçamento, como que aprovou o projeto, data de aprovação e as horas orçadas;
  • Dados complementares: Preencha os dados complementares, conforme necessário.

Existem diversos campos no formulário de cadastro do projeto, mas alguns são opcionais e outros obrigatórios.

O nome e setor do projeto são de preenchimento obrigatório. Os demais campos são opcionais, porém recomendamos preencher as etapas e adicionar as tarefas.

Abaixo vamos conhecer todos os campos do formulário de cadastro.

Informações gerais

Neste grupo estão as informações gerais do projeto.

Dificuldade

Aqui você vai definir a dificuldade do projeto. A dificuldade é baseada em pontos e você poderá a dificuldade em Ajustes > Dificuldades das tarefas.

No cadastro do projeto essa informação não é obrigatória, se preferir não selecione nenhuma das opções. 

Setor

Como o sistema Fluxki permite o controle de acesso por setores (ou departamentos / equipes), você deverá informar o setor que o projeto pertence. 

Desta forma, apenas os usuários que fazem parte deste setor poderão visualizar o projeto.

Nome

Defina o nome do projeto. É com base no nome do projeto que você irá localizá-lo no sistema e nos relatórios. Recomendamos que utilize um nome de fácil entendimento.

Descrição

No campo descrição, informe o escopo do projeto. Com as informações deste campo, sua equipe entende do que se trata o projeto e tem a visão geral do como deve executar as tarefas.

Cronograma

Data de início

Neste campo, informe a data que o projeto deve ser iniciado.

Data para entrega

Se o seu projeto possui uma data de entrega, informe neste campo. Se você informar a data de entrega, o sistema não vai permitir que as tarefas relacionadas ao projeto, sejam configuradas com data maior.

Etapas

Neste item do cadastro, você poderá definir as etapas do projeto.

O sistema irá listar todas as etapas de projetos configuradas no sistema, e para relacionar a etapa ao projeto, clique em + nas etapas desejadas.

Além disso, nessa etapa você pode definir o responsável por cada etapa. Assim, quando uma tarefa passar para a próxima etapa, o responsável será notificado.

O quadro de visualização (Kaban) do projeto será criado com base nas etapas selecionadas nesta etapa e é com base nas etapas que você irá acompanhar o andamento dos projetos.

Tarefas

É aqui que você irá definir as tarefas do projeto. Você poderá adicionar quantas tarefas necessário. Além disso, poderá definir o responsável por cada tarefa, definir a data que a tarefa deve ser executada e o tempo previsto para executar a tarefa, que podem ser minutos, horas ou dias.

Dica

Para facilitar o cadastro das Tarefas, utilize o “Enter" e adicione com facilidade todas as tarefas.

Solicitação

Neste grupo de informações, você poderá relacionar quem solicitou o projeto.

Aqui poderá relacionar o chamado que originou o projeto, bem como selecionar o cliente ou quem solicitou o projeto. Assim poderá acompanhar, nos relatórios, o tempo que está sendo utilizado por cliente ou solicitante.

Organização

Seguindo o formulário de cadastro do projeto, chegamos ao grupo organização. Aqui você pode selecionar a área de trabalho do projeto, definir a prioridade, momento, esforço e impacto.

Os dados deste grupo não são obrigatórios, porém são utilizados para organizar os projetos, seja na área de trabalho ou a ordem de prioridade na lista de projetos.

Orçamento

Se o projeto está relacionado a um orçamento, você poderá informar no projeto que aprovou o projeto, a data e as horas orçadas.

As informações não são obrigatórias, apenas para controle interno. Essas informações são exibidas no detalhe do projeto.

Dados Complementares

O sistema permite configurar dados complementares, ou seja, informações que são importantes para sua empresa e que devem constar no cadastro do projeto. Essas informações podem ser configuradas em dados complementares. Para saber mais, veja o artigo Como adicionar campos de dados complementares.

Para finalizar o cadastro, clique em “Salvar”.

Como adicionar um projeto a partir de um chamado

A segunda maneira de cadastrar um projeto no Fluxki, é a partir de um chamado. Ou seja, você poderá utilizar as mensagens do chamado para criar o projeto.

Para saber mais veja o artigo Cadastrando projetos e tarefas a partir de um chamado.

Se ficou alguma dúvida sobre como cadastrar projetos no Fluxki, entre em contato com nossa equipe de suporte.

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